OMFP 2634/2015 modifica documentele financiar-contabile din ianuarie 2016

Prin OMFP 2634/2015 au fost aprobate:

- Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile (anexa nr. 1).
- Normele specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile ( anexa nr. 2)
- Modelele documentelor financiar-contabile (anexa nr. 3)
- Documentele financiar-contabile care se pastreaza timp de 5 ani (anexa nr.4)

Atentie! OMFP 2634/2015 abroga:

- Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile ulterioare

Va prezentam noile NORME GENERALE de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, valabile din ianuarie 2016:

A. Aspecte generale

1. Persoanele prevazute la art. 1 alin. (1)-(4) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare (denumite in continuare entitati), consemneaza operatiunile economico-financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate (in jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz).

2. Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

- denumirea documentului;

- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;

- numarul documentului si data intocmirii acestuia;

- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);

- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;

- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;

- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.

3. In cuprinsul oricarui document emis de catre o entitate trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia in domeniu, respectiv forma juridica, codul de identificare fiscala si capitalul social, dupa caz.

4. Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

5. Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.

6. Documentele justificative provenite din tranzactii/ operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderou de achizitie/carnet de comercializare, pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective.

Carnetul de comercializare a produselor din sectorul agricol este reglementat de Legea nr. 145/2014 pentru stabilirea unor masuri de reglementare a pietei produselor din sectorul agricol.

7. In cazul in care documentele se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a fi inregistrate in contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii civile, incheiate in acest scop, precum si documentul prin care se face dovada platii (dispozitie de plata/incasare, chitanta, ordin de plata, dupa caz).

8. In conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, denumita in continuare legea contabilitatii, contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala. Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens.

Prin valuta se intelege alta moneda decat moneda nationala.

9. Documentele financiar-contabile pot fi intocmite si intr-o alta limba si alta moneda, daca acest fapt este prevazut expres printr-un act normativ.

10. Documentele contabile (registre, jurnale, fise, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:

- denumirea entitatii;

- data intocmirii documentului contabil;

- felul, numarul si data documentului justificativ;

- sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;

- conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;

- semnatura persoanei responsabile cu intocmirea documentelor contabile.

11. In conditiile in care documentele financiar-contabile (documentele justificative si documentele contabile) sunt intocmite si preluate in contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, semnatura nu constituie element obligatoriu. in astfel de situatii trebuie sa se stabileasca prin proceduri proprii modalitati de identificare a persoanelor care au initiat, dispus si aprobat, dupa caz, efectuarea operatiunilor respective.

12. Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hartie sau in format electronic, cu conditia intocmirii acestora potrivit prezentelor norme.

Prin document in format electronic se intelege documentul care contine informatiile prevazute de prezentele norme si care a fost emis si primit in format electronic.

13. Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz.

14. In documentele financiar-contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, si nici lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, concomitent inscriindu-se alaturi textul sau cifra corecta.

Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

15. In cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si se pastreaza sau ramane in carnetul respectiv.

La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului.

Grupele de mijloace fixe corespund categoriilor contabile de imobilizari corporale sau grupelor din Catalogul privind clasificarea si duratele normale de functionare a mijloacelor fixe, aprobat prin Hotararea Guvernului nr. 2.139/2004, cu modificarile ulterioare.

16. In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora. Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a entitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea entitatii.

17. In cazul in care prelucrarea documentelor financiar-contabile se face de catre terti (persoane fizice sau juridice), in relatiile dintre terti si entitatile beneficiare este necesar ca, pentru efectuarea corespunzatoare a inregistrarilor in contabilitate, sa se respecte urmatoarele reguli:

- documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre entitatile beneficiare, acestea raspunzand de realitatea datelor inscrise in documentele respective;

- documentele contabile, intocmite de terti pe baza documentelor justificative, trebuie predate entitatilor beneficiare, impreuna cu documentele justificative, la termenele stabilite prin contractele sau conventiile civile incheiate, tertii raspunzand de corectitudinea prelucrarii datelor.

18. In vederea inregistrarii in jurnale, fise si in celelalte documente contabile a operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele justificative, potrivit formelor de inregistrare in contabilitate utilizate de entitati, se poate face contarea documentelor justificative, indicandu-se simbolurile conturilor sintetice si analitice, debitoare si creditoare, in conformitate cu planul de conturi aplicabil.

19. Inregistrarile in contabilitate se fac prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor sau manual.

20. inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si din aceeasi perioada.

In cazul operatiunilor contabile pentru care nu se intocmesc documente justificative, inregistrarile in contabilitate se fac pe baza de note de contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul, dupa caz.

In cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar in nota de contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine ale operatiunii care face obiectul stornarii.

21. Inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in entitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in contabilitate.

22. Modelele documentelor financiar-contabile pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile entitatilor, cu conditia respectarii continutului de informatii prevazut la pct. 2, respectiv pct. 10, precum si a normelor de intocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor. Numarul de exemplare al documentelor financiar-contabile se stabileste prin proceduri proprii, in functie de necesitatile entitatilor.

23. In situatia in care activitatea de intocmire a documentelor financiar-contabile este incredintata in baza unui contract de prestari de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de intocmire si utilizare a documentelor respective se adapteaza in mod corespunzator, fiind obligatoriu sa se prevada in contract clauze referitoare la intocmirea si utilizarea formularelor in aceste conditii.

Entitatile pot stabili norme proprii de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, cu conditia ca acestea sa nu contravina reglementarilor legale in vigoare.

24. Entitatile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:

- persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente;

- fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de entitate. in alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

- entitatile vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.

25. Factura este document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economice.

Pentru operatiunile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal
, nu exista obligatia intocmirii facturii, inregistrarea in contabilitate a acestora se efectueaza pe baza contractelor incheiate intre parti si a documentelor financiar-contabile sau bancare care sa ateste acele operatiuni, cum sunt: aviz de insotire a marfii, chitanta, dispozitie de plata/incasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., dupa caz.

26. Toate operatiunile privind factura (intocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectueaza conform prevederilor Codului fiscal
si ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia.

B. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

27. Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.

28. Pentru situatii in care, prin reglementari speciale, se prevede ca documentul original trebuie sa fie pastrat la alta entitate, la inregistrarea in contabilitate se utilizeaza copia documentului respectiv.

29. Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului entitatii (administratorului entitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective) situatia constatata.

In termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea sesizarii, conducatorul entitatii dispune incheierea unui proces-verbal care sa cuprinda:

- datele de identificare a documentelor disparute;

- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentelor;

- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Procesul-verbal se semneaza de catre:

- conducatorul entitatii;

- conducatorul compartimentului financiar-contabil al entitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;

- persoana responsabila cu pastrarea documentelor;

- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentelor, dupa caz.

Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului entitatii, masurile prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

In conditiile in care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost intocmit de catre entitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

30. Ori de cate ori disparitia documentelor poate constitui infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.

31. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire".

Dosarul de reconstituire trebuie sa contina elementele care au legatura cu constatarea si reconstituirea documentelor disparute, si anume:

- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;

- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;

- dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;

- o copie a documentelor reconstituite.

32. In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la entitatea emitenta. in acest caz, entitatea emitenta va trimite entitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile lucratoare de la primirea cererii, documentul reconstituit.

33. Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate.

34. Procedura de reconstituire in cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile se va finaliza in termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar, in caz de forta majora, in termen de 90 de zile de la constatarea incetarii acesteia.

35. In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal, in dosarul de reconstituire.

C. Pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile

36. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

37. Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

38. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.

39. Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.

41. in caz de incetare a activitatii societatilor, documentele financiar-contabile se pastreaza in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.

42. Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli generale:

- documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;

- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. in aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.