Cum sa procedezi cand facturile sunt transmise cu intarziere in RO e-Factura

(6) Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.

(7) Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura conform procedurii prevazute la art. 3 alin. (4). Data comunicarii este accesibila in sistem si emitentului facturii electronice.

Facturi transmise cu intarziere in e-Factura: cum procedam

Conform art. 319 alin. 1 1 din Codul fiscal, cu aplicabilitate de la 1 iulie 2024, pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile prevazute de OUG 120/2021, cu modificarile si completarile ulterioare, respectiv numai facturile transmise prin sistemul RO e-Factura.

Potrivit specialistilor PortalContabilitate.ro, avand in vedere reglementarile mentionate, in situatia in care facturile sunt transmise/comunicate cu intarziere in sistemul RO e-Factura de catre furnizorii de bunuri si servicii, beneficiarul va inregistra facturile in contabilitate dupa cum urmeaza:

- in perioada in care au fost emise, daca facturile sunt primite anterior datei limita de inregistrare in contabilitate, respectiv a termenului pentru depunerea declaratiilor fiscale;

- in perioada urmatoare, daca facturile sunt primite ulterior datei limita de inregistrare in contabilitate, respectiv a termenului pentru depunerea declaratiilor fiscale.

In ambele cazuri, facturile comunicate prin sistemul RO e-Factura sunt documente originale care confera beneficiarului dreptul de deducere a cheltuielilor si a taxei pe valoarea adaugata, in masura in care bunurile si serviciile achizitionate sunt utilizate in scopul desfasurarii activitatii economice, respectiv in folosul operatiunilor taxabile si a altor operatiuni prevazute la art. 297 alin (4) din Codul fiscal.

Pentru transmiterea cu intarziere in sistemul RO e-Factura, furnizorii risca sanctiuni contraventionale, insa facturile transmise cu intarziere nu isi pierd calitatea de document justificativ original la beneficiar, inregistrarea in contabilitate fiind operata in functie de data primirii/comunicarii prin sistemul RO e-Factura, asa cum am precizat anterior.

Facturile primite cu intarziere prin sistemul RO e-Factura se declara in D394 in perioada in care sunt inregistrate in contabilitate.

Spre exemplificare daca factura este emisa cu data de 15.08.2024 si transmisa cu intarziere in data de 10.09.2024 se poate inregistra la beneficiar in luna august, fiind primita anterior termenului pentru depunerea declaratiilor fiscale pentru aceasta luna (25 septembrie). Daca este transmisa dupa 25 septembrie, atunci aceasta se va inregistra cu luna septembrie.

Pana la data primirii facturii prin sistemul RO e-Factura, plata se inregistreaza ca o plata in avans.

Potrivit art. 10 alin. (7) din OUG 120/2021, termenul-limita pentru transmiterea facturilor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile calendaristice de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

Foto: pixabay.com