Facturi incarcate cu intarziere de furnizori: cum sa procedati pentru a evita amenzile

In contextul sistemului de facturare electronica, intarzierea in incarcarea facturilor de catre furnizori creaza riscuri pentru ambii parteneri, inclusiv in legatura cu decontul precompletat RO e-TVA.


Conform OUG nr. 120/2021, facturile trebuie transmise in RO e-Factura in termen de 5 zile calendaristice de la emitere. Pentru emitent, intarzierile in incarcarea facturilor presupun nerespectarea acestui termen, ceea ce atrage sanctiuni administrative.

Facturi incarcate cu intarziere de furnizori: studiu de caz

Intrebare: "Va rugam sa ne precizati ce riscuri are o societate in cazul in care anumiti furnizori au incarcat facturile lunii iulie cu o intarziere mai mare de 5 zile calendaristice.

Societatea inregistreaza doar facturile pe care furnizorii le incarca pe SPV, cele incarcate cu intarziere fiind inregisrate in contabilitate in luna august. Aceasta situatie poate aparea lunar si nu poate fi controlata de societate.

Societatea are obligatia de a inchide luna in primele zile ale lunii urmatoare, ramanand mereu facturi care vor fi inregistrate pe regularizari in luna urmatoare. Va rugam sa ne precizati ce riscuri ar avea legate de E-tva, decont precompletat incepand cu 2025."

Totul despre decontul precompletat de TVA! Ghidul contine procedura completa si exemple practice pentru implementarea si utilizarea eficienta a sistemului e-TVA! Click aici >>

Raspuns:
Incepand cu raportarile lunii iulie 2024, decontul RO e-TVA va fi precompletat, bazat si pe facturile transmise in sistemul RO e-Factura. Daca facturile sunt incarcate cu intarziere si nu reflecta corect activitatea din luna respectiva, vor rezulta diferente intre valorile precompletate si realitatea operatiunilor companiei. Daca diferentele sunt semnificative, ANAF va notifica societatea si va cere clarificari.

Toate aceste probleme pot fi evitate, daca revizuiti procedura de inchidere a lunii, potrivit careia societatea are obligatia de inchide luna in primele zile ale lunii urmatoare aceasta procedura fiind contrara prevederilor art. 319 alin. 16) din Codul fiscal si art. 4 alin. 7) din OUG 120/2021, care prevad:

- Emiterea facturilor (Codul Fiscal, Art. 319 alin. 16): pentru unele operatiuni, facturile trebuie emise pana cel tarziu in a 15-a zi a lunii urmatoare, deci codul fiscal ofera companiilor un cadru temporal generos pentru emiterea facturilor, astfel incat acestea sa fie inregistrate in documentele contabile corespunzatoare perioadei fiscale.

- Transmiterea facturilor in RO e-Factura (OUG 120/2021, Art. 10 alin. 7): odata facturile emise, termenul-limita pentru transmiterea acestora in sistemul RO e-Factura este de 5 zile calendaristice, ceea ce presupune ca, o factura emisa in ultima zi a termenului prevazut de Codul Fiscal (spre exemplu 15 august 2024 pentru operatiuni din luna Iulie 2024) trebuie transmisa in sistemul electronic in maximum 5 zile calendaristice dupa aceea (respectiv pana la data de 20 august 2024).

Prin urmare, inchiderea lunii inainte de a 20-a zi a lunii urmatoare, este prematura, intrucat trebuie sa luati in considerare ca facturile pot fi legal emise pana la aceasta data. Prin urmare, inchiderea care nu ia in considerare facturile emise pana in a 15-a zi, nu va reflecta o imagine completa si corecta a situatiei financiare pentru luna respectiva.
Luand in calcul si cele 5 zile permise pentru transmiterea facturilor in sistemul RO e-Factura dupa emitere, ar fi prudent sa amanati inchiderea oficiala a lunii pana cand toate facturile emise in termenul legal pot fi reflectate in contabilitate. Acest lucru inseamna asteptarea pana in a 20-a zi a lunii urmatoare pentru a asigura acuratetea inregistrarilor.

In concluzie, recomand ca procedura interna de inchidere a lunii sa fie modificata astfel incat sa permita includerea tuturor facturilor emise si transmise in conformitate cu legislatia fiscala, pentru a evita riscuri legate de acuratetea raportarii financiare si conformitatea fiscala.

Temei legal

Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania

Art. 4. -
(1) Structura facturii electronice respecta:
a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
b) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;
c) continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.

(7) Termenul-limita pentru transmiterea facturilor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile calendaristice de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

Art. 10.
(1) In relatia comerciala B2B, intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, emitentul facturii electronice are obligatia de transmitere a acesteia catre destinatar utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1). Fac exceptie facturile simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

Ordinul nr. 3775/2024 pentru aprobarea modelului si continutului formularului "Decont precompletat RO e-TVA
Art. 5. Persoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA conform art. 316 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, trebuie sa depuna, potrivit art. 323 alin. (1) din Codul fiscal, pentru fiecare perioada fiscala, decontul de taxa pe valoarea adaugata (formular 300), pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care se incheie perioada fiscala respectiva, inscriind corect, complet si cu buna-credinta informatiile prevazute de formular, corespunzatoare situatiei sale fiscale, potrivit art. 102 alin. (3) din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare

Art. 6. Decontul precompletat RO e-TVA prevazut la art. 1 se implementeaza cu data de 1 august 2024 pentru operatiunile efectuate incepand cu data de 1 iulie 2024 de persoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA.

Ordonanta de urgenta nr. 70/2024 privind unele masuri de implementare si utilizare a decontului precompletat RO e-TVA si valorificarea datelor si informatiilor prin implementarea unui sistem de guvernanta specific, precum si alte masuri fiscale

Art. 5. -
(1) In situatia in care se identifica diferente semnificative intre valorile precompletate prin intermediul decontului precompletat RO e-TVA si valorile completate de catre persoana impozabila inregistrata in scopuri de TVA prin decontul de taxa pe valoarea adaugata, Agentia Nationala de Administrare Fiscala notifica persoana impozabila prin mijloace electronice. Prin diferente semnificative se inteleg valorile care depasesc pragul de semnificatie ce indeplineste conditiile cumulative de minimum 20% in cota procentuala si o valoare absoluta de minimum 5.000 lei, rezultate din compararea valorilor inscrise in randurile din decontul de taxa pe valoarea adaugata depus de persoana impozabila cu cele corespunzatoare randurilor din decontul precompletat RO e-TVA.

Legea 227/2015 privind Codul fiscal
Art. 319. Facturarea
(15) Pentru livrarile intracomunitare de bunuri efectuate in conditiile prevazute la art. 294 alin. (2), persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.
(16) Pentru alte operatiuni decat cele prevazute la alin. (15), persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa. De asemenea, persoana impozabila trebuie sa emita o factura pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.

Citeste si:  Factura emisa cu o data gresita, transmisa deja destinatarului: care este procedura de corectare? >>
 
Raspuns oferit in luna august 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pixabay.com