Tipuri de facturi utilizate in RO e-Factura si codificari specifice ale acestora

ANAF a publicat recent un Ghid de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi, a diverselor categorii de TVA, precum si a altor reguli, in sistemul national privind factura electronica RO eFactura. Astfel, in sistemul national RO e-Factura, facturile sunt codificate dupa cum urmeaza:

• Codul tipului facturii 380 - Factura (Commercial Invoice): Factura emisa pentru vanzari de bunuri si prestari de servicii.
• Codul tipului facturii 381 - Nota de creditare (Credit Note): Utilizata pentru corectarea unei facturi initiale, de exemplu pentru returnari sau discounturi acordate ulterior.
• Codul tipului facturii 384 - Factura de corectie (Corrective Invoice): Factura emisa pentru corectarea unei facturi initiale conform art.330 alin. 1 lit) b din Codul Fiscal.
• Codul tipului facturii 389 - Autofactura (Self-billed Invoice): Factura emisa in numele si in contul furnizorului de catre cumparator sau in situatiile de autofacturare.
• Codul tipului facturii 751 - Factura informativa in scopuri contabile (Invoice Information for Accounting Purposes): Factura utilizata in scopuri contabile.

Aceste tipuri de facturi sunt folosite pentru a acoperi o gama larga de situatii comerciale, asigurand conformitatea cu legislatia fiscala si o evidenta corecta a tranzactiilor.

Codul tipului de factura 380: Factura (commercial invoice)

Acesta este codul utilizat pentru factura standard (livrare de bunuri/prestare de servicii), precum si pentru facturile de stornare legate de o factura initiala. Facturile de stornare emise cu codul 380 se emit intotdeauna cu semnul minus (cu exceptia elementului din factura: pretului net al articolului (BT146), care se inregistreaza intodeauna pozitiv). Ele trebuie sa contina referinte clare la factura initiala, incluzand elementele BT-25 („Referinta factura precedenta”) si BT-26 („Data de emitere a facturii anterioare”).
Este cel mai comun cod de facturare utilizat in cadrul sistemului national de facturare electronica RO eFactura si indeplineste roluri esentiale in evidenta contabila si fiscala a unei companii.

Factura standard (Codul tipului de factura 380) este utilizata pentru:

• Documentarea tranzactiilor comerciale: Se poate utiliza pentru a documenta tranzactia dintre furnizor si beneficiar, mentionand cantitatile, preturile, taxa pe valoare adaugata (TVA) si termenii de plata.
• Comunicarea termenilor tranzactiei: Poate comunica date importante precum termenul de plata, ratele de discount, eventualele penalitati pentru intarziere si informatiile de livrare.
• Obligatiile fiscale: Factura serveste ca document de referinta pentru inregistrarea operatiunilor economice, atat pentru furnizor, cat si pentru client.

Structura si continutul facturii (Codul tipului de factura 380)

Structura de elemente de continut ale unei facturi (codul tipului de factura 380) este definita de Standardul European SR EN 16931-1 ca o insiruire de termeni operationali (denumiti BT-nn) sau grupe de termeni operatonali (denumiti BG-nn).
Conform Standardului European SR EN 16931-1 si a prevederilor art. 319 din Codul Fiscal, o factura trebuie sa contina cateva elemente esentiale.

Redam, cu titlu de exemplificare, cateva din elementele de continut obligatoriu ale unei facturi (cod 380)

• Datele de identificare ale vanzatorului si cumparatorului: Nume, adresa, codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala, dupa caz, si alte informatii relevante care sa permita identificarea corecta a partilor implicate.
• Numarul unic al facturii: Un identificator unic alocat de emitent pentru fiecare factura emisa, in conformitate cu art. 319 alin. (20) lit. a) din Codul fiscal, necesar pentru trasabilitate si evitarea duplicatelor
• Data emiterii facturii: Data la care factura este emisa.
• Descrierea bunurilor sau serviciilor furnizate: Informatii detaliate despre produsele vandute
sau serviciile prestate, incluzand cantitatea, unitatea de masura si pretul unitar.
• Valoarea totala: Valoarea neta, cota de TVA aplicata si valoarea TVA, valoarea bruta a facturii.
• Data la care au fost livrate bunurile/serviciile prestate sau data incasarii unui avans: in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;

Regulile de emitere a facturii (Codul tipului de factura 380)

Factura Cod 380 trebuie sa fie emisa in conformitate cu urmatoarele reguli:
• Factura pentru livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor: conform prevederilor Legii 227/2015 privind Codul Fiscal, cu completarile si modificarile ulterioare,
• Factura de stornare: In cazul in care exista erori intr-o factura anterior emisa, se poate emite o factura de stornare integrala sau partiala. Factura de stornare a unei facturi initiale (cod 380) se emite cu semnul minus (cu exceptia elementului din factura: pret net al articolului (BT- 146), care va avea obligatoriu valoare pozitiva). Elementele facturii originale trebuie sa fie clar referentiate (BT-25 - „Referinta factura precedenta” si BT-26 - „Data de emitere a facturii anterioare”).
In cazul in care se corecteaza o factura de stornare emisa anterior (cod 380, valori cu semnul minus), codul pentru tipul facturii va fi tot 380, dar valorile vor fi pozitive.
• Obligatiile privind TVA: Regimul TVA trebuie sa fie corect aplicat si specificat, conform legislatiei in vigoare

Exemple de utilizare la initierea unei facturi cu Codul tipului de factura (BT-3) 380

Exemplu de livrare initiala

Sa presupunem ca o companie din Romania, vinde 12 kg de capsuni unui client. In acest caz, compania va emite o factura folosind Codul 380 pentru a documenta tranzactia. Factura va include datele de identificare ale companiei si ale clientului, descrierea produselor vandute, cantitatea, pretul unitar, valoarea totala si TVA-ul aferent, etc.. De asemenea, pot fi furnizate instructiunile de plata si alte detalii relevante despre livrare.

Exemplu de stornare partiala a unei facturi initiale utilizand Codul tipului de factura (BT-3) 380
Sa presupunem ca, dupa emiterea facturii initiale pentru vanzarea a 12 kg de capsuni, clientul returneaza 5 kg de capsuni din cauza unor neconformitati calitative. Pentru a corecta tranzactia initiala, compania va emite o factura de stornare utilizand Codul 380 (cu valori negative la nivel de linie, cu exceptia elementului din factura: pret net al articolului (BT- 146), care va avea obligatoriu valoare pozitiva).
Factura de stornare va contine urmatoarele elemente:
• Referinta la factura initiala: Factura de stornare va face referire la numarul facturii initiale, pentru a asigura trasabilitatea tranzactiei (BT-25 - „Referinta factura precedenta”).
• Data facturii initiale: Se va mentiona data emiterii facturii initiale (BT-26 - „Data de emitere a facturii anterioare”).
• Descrierea bunurilor returnate: Factura va specifica cantitatea produselor returnate, cu semnul minus („-5 kg de capsuni”).
• Valoarea stornata: Valoarea celor 5 kg de capsuni returnate va fi evidentiata cu semnul minus, inclusiv valoarea TVA aferenta. Exceptie face pretul unitar (BT-146), care se prezinta pozitiv. Valoarea celor 5 kg de capsuni va fi evidentiata cu semnul minus, inclusiv se va mentiona in mod distinct valoarea TVA aferenta.

Astfel, factura de stornare va ajusta valoarea totala a tranzactiei si va credita clientul pentru suma corespunzatoare celor 5 kg de capsuni returnate.
Exemplu de stornare integrala a facturii initiale, utilizand Codul tipului de factura (BT-3) 380
Sa presupunem ca, dupa emiterea facturii initiale pentru vanzarea a 12 kg de capsuni, clientul decide sa returneze intreaga cantitate de capsuni din cauza unor neconformitati calitative. In acest caz, compania va emite o factura de stornare pentru intreaga valoare a tranzactiei, utilizand Codul 380 (cu valori negative la nivel de linie, cu exceptia elementului din factura: pret net al articolului (BT- 146), care va avea obligatoriu valoare pozitiva).

Factura de stornare integrala va include si urmatoarele informatii:

• Referinta la factura initiala: Factura de stornare va face referire la numarul facturii initiale (BT25 - „Referinta factura precedenta”).
• Data facturii initiale: Se va mentiona data emiterii facturii initiale (BT-26 - „Data de emitere a facturii anterioare”).
• Descrierea bunurilor returnate: Intreaga cantitate de capsuni livrate (12 kg de capsuni) vor fi
specificate cu un semn minus (de exemplu, „-12 kg de capsuni”).
• Valoarea stornata: Valoarea totala a cantitatii de capsuni returnate va fi evidentiata cu semnul
minus, inclusiv se va mentiona, in mod distinct, valoarea TVA aferenta. Exceptie face pretul unitar (BT146), care se prezinta pozitiv.

Exemplu de corectare a unei facturi de stornare emisa anterior gresit, utilizand Codul tipului de factura (BT-3) 380

Sa presupunem ca. dupa emiterea facturii initiale pentru vanzarea a 12 kg de capsuni, clientul decide sa returneze o cantitate de 5 kg de capsuni din cauza unor neconformitati calitative. in acest caz, compania va emite o factura de stornare pentru cantitatea de 5 kg de capsuni (utlizand
Codul 380 si valori negative). Cand se receptioneaza cantitatea returnata se constata ca are greutatea de doar 3 kg, clientul confirmand ca aceasta este cantitatea corecta neconforma.
In acest caz furnizorul emite o factura de corectare a facturii de stornare initiala, emisa cu cod 380 si valori negative pentru cantitatea de 5 kg, utilizand pentru aceasta tot codul tipului de factura 380.

Factura de corectare a facturii de stornare initiala va include si urmatoarele informatii:
• Referinta la factura de stornare initiala (pentru cele 5 kg): Factura de stornare va face referire la numarul facturii initiale (BT-25 - „Referinta factura precedenta”).
• Data facturii de stornare initiala: Se va mentiona data emiterii facturii (BT-26 - ”Data de emitere a facturii anterioare”).
• Descrierea bunurilor: Cantitatea de capsuni care trebuie corectata (2 kg de capsuni) vor
• fi specificate cu un semn plus (de exemplu, „2 kg de capsuni”).
• Valoarea corectata: Valoarea totala a cantitatii de capsuni corectata va fi evidentiata cu semnul plus, inclusiv valoarea TVA aferenta

Exemplu de ajustare a valorii initial facturate, prin diferente de pret (pozitive sau negative)

Sa presupunem ca o companie din Romania, vinde produse in valoare totala 100.000 lei unui client pe parcursul unui an calendaristic. Conform contractului, pot fi facturate diferente de pret +/- 1% din valorea facturata intial in decursul acestei perioade.
Astfel, evaluarea la final de perioada arata nevoia de ajustare a bazei de impozitare a TVA cu o diferenta calculata in suma de 1.000 lei.
Pentru aceasta situatie, compania poate emite o factura, folosind Codul tipului de factura 380, in care se va reflecta valoarea de 1.000 lei cu semn negativ sau pozitiv, dupa caz. Astfel, factura va corecta valoarea tranzactiilor efectuate pe parcursul anului si furnizorul documenteaza restituirea / incasarea sumei ce reprezinta diferenta de pret.

Codul tipului de factura 381: Nota de creditare (Credit Note sau Credit Memo)

Utilizat pentru notele de credit, acest document modifica o factura initiala si are acelasi regim juridic ca o factura (cod 380 cu semn negativ). Nota de credit reflecta faptul ca o anumita suma a fost creditata in contul cumparatorului.

Se pot ajusta astfel, de exemplu, greseli de facturare, retururi de bunuri defecte sau se pot reflecta acordari de discounturi valorice, ulterioare livrarilor de marfa sau a oricarei situatii prevazute la art. 287, lit. a)-c) si e) din din Legea 227/2015 – Codul Fiscal.
La nivelul liniilor de factura pentru nota de credit (cod 381) se utilizeaza intotdeauna valori cu semnul plus (pentru corectarea unei note de credit anterior emisa se va proceda la emiterea unei facturi cu semne pozitive, utilizand codul tipului de factura 380).

Nota de creditare (Codul 381) este utilizata pentru anumite situatii, cum ar fi:
• Corectarea unei facturi anterioare: Cand s-au facut greseli in factura initiala, cum ar fi erori de pret, cantitate sau calcule eronate de taxe sau deduceri suplimentare, nota de creditare permite corectarea acestor valori.
• Returnarea bunurilor: In cazul in care clientul returneaza bunuri din diverse motive, nota de creditare reduce baza de impozitare a TVA a livrarii initiale si a taxei aferente.
• Aplicarea unui discount ulterior: Daca dupa emiterea facturii initiale se decide acordarea unui discount, acesta se poate reflecta printr-o nota de creditare.

Similar, pentru situatiile descrise anterior, se poate emite, in functie de optiunea contribuabilului o factura de stornare utilizand codul tipului facturii 380, avand inscrise sumele cu minus.

Structura si continutul notei de creditare (Codul 381)

Conform Standardului European de facturare electronica SR EN 16931-1, o nota de creditare trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente:
• Datele de identificare ale vanzatorului si cumparatorului: Nume, adresa, codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala, dupa caz, si alte informatii relevante care sa permita identificarea corecta a partilor implicate.
• Numarul unic al notei de creditare: Un identificator unic alocat de emitent pentru fiecare nota de creditare emisa, in conformitate cu art. 319 alin. (20) lit. a) din Codul fiscal, necesar pentru trasabilitate si evitarea duplicatelor.
• Data emiterii notei de creditare: Data la care nota de creditare este emisa.
• Referinta la factura initiala: Nota de creditare poate sa includa referinte clare la factura initiala, incluzand numarul si data acesteia (BT-25 - „Referinta factura precedenta” si BT-26 - „Data de emitere a facturii anterioare”).
• Descrierea bunurilor sau serviciilor pentru care se aplica creditarea: Informatii detaliate despre produsele sau serviciile care sunt creditate, incluzand cantitatea, unitatea de masura si valoarea unitara.
• Valoarea totala creditata: Valoarea neta, cota de TVA aplicata si valoarea TVA, dupa caz,
valoarea totala creditata, toate prezentate cu semn pozitiv.

Regulile de emitere a notei de creditare (Codul 381), pentru retur sau stornare

Nota de creditare Cod 381 trebuie sa fie emisa in conformitate cu urmatoarele reguli:

• Emiterea pentru corectarea facturilor initiale: Nota de creditare trebuie emisa pentru a corecta erori sau pentru a ajusta valoarea unei facturi anterioare. Valoarea ajustata va fi intotdeauna prezentata cu semn pozitiv.
• Referinta la factura initiala: Nota de creditare poate sa contina o referinta clara la factura initiala, pentru a asigura trasabilitatea si evitarea confuziilor.

Exemplu de utilizare a Codului tipului de factura (BT-3) 381

Retur de marfa neconforma

Sa presupunem ca o companie din Romania, vinde 12 kg de capsuni unui client. Dupa livrarea bunurilor, se constata ca 2 kg de capsuni au fost returnate din cauza unor neconformitati calitative. Pentru a corecta factura initiala, compania emite o nota de creditare folosind Codul 381.
Nota de creditare emisa in conditia unui retur de marfa neconforma va include, urmatoarele informatii:
• Referinta la factura initiala: Se va mentiona numarul facturii initiale pentru a asigura trasabilitatea (BT-25 - „Referinta factura precedenta”). dupa caz.
• Data facturii initiale: Se va specifica data emiterii facturii originale (BT-26 - „Data de emitere a facturii anterioare”), dupa caz.
• Descrierea bunurilor returnate: Se vor mentiona cele 2 kg de capsuni returnate de client, cu cantitatea specificata cu semn pozitiv („2 kg de capsuni”).
• Valoarea creditata: Valoarea celor 2 kg de capsuni returnate va fi evidentiata cu semn pozitiv, inclusiv se va mentiona TVA-ul aferent.

Acordare discount ulterior facturarii initiale
Sa presupunem ca o companie din Romania, vinde produse in valoare totala 100.000 lei unui client.
Conform contractului, pentru efectuarea de achiziti cu plata la 30 zile, este prevazut a se acorda un discount in procent de 1% din valoarea facturata/incasata.
Astfel, evaluarea la final de perioada arata nevoia de acordare a unui discount calculat in suma de 1 000 lei. Pentru aceasta situatie compania poate emite o nota de credit, folosind Codul 381, incluzand numarul si data acesteia (BT-25 - „Referinta factura precedenta” si BT-26 - „Data de emitere a facturii
anterioare”) sau alternativ pot fi utilizate elementele BT-73 – “Data de inceput a perioadei de facturare” si BT – 74 – “Data de sfarsit a perioadei de facturare”.

Nota de creditare emisa pentru acordarea unui discount ulterior va include, urmatoarele informatii:
• Referinta la factura initiala: Se va mentiona numarul facturii initiale pentru a asigura trasabilitatea (BT-25 - „Referinta factura precedenta”). dupa caz.
• Data facturii initiale: Se va specifica data emiterii facturii originale (BT-26 - „Data de emitere a facturii anterioare”), dupa caz.
• Descrierea discountului acordat: Se va mentiona valoarea reducerii acordate, specificata cu semn pozitiv.
• Valoarea creditata: Valoarea discountului va fi evidentiata cu semn pozitiv, inclusiv se va mentiona in mod distinct TVA-ul aferent.

Astfel, nota de creditare va ajusta valoarea initiala a tranzactiei.

Precizarea tehnica
Nota de creditare (Codul tipului de factura 381) are un format al structurii sintactice a fisierului XML diferit fata de alte tipuri de facturi.
Formatul specific XML pentru nota de creditare include campuri si structuri distincte pentru a evidentia corectarea/ajustarea valorilor, referintele la facturile initiale si alte detalii specifice necesare pentru a
asigura conformitatea cu cerintele de facturare electronica si trasabilitatea operatiunii economice dintre parteneri.

Codul tipului de factura 384: Factura de corectie (Corrective Invoice)

• este o factura noua, emisa pentru a rectifica o factura initiala care contine erori sau pentru a face ajustari ulterioare tranzactiei initiale, conform art. 330 alin. (1) lit. b) din Legea 227/2015 privind Codul Fiscal.
• pentru corectie, alternativ, companiile pot opta sa utilizeze codurile 380 sau 381.

Structura si continutul facturii de corectie (Codul tipului de factura 384)

Conform RO e-Factura si legislatiei nationale, o factura de corectie trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente esentiale:
• Datele de identificare ale vanzatorului si cumparatorului: Nume, adresa, codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala, dupa caz, si alte informatii relevante care sa permita identificarea corecta a partilor implicate.
• Numarul unic al facturii corectate: Un identificator unic alocat de emitent pentru fiecare factura corectata emisa, in conformitate cu art. 319 alin. (20) lit. a) din Codul fiscal, necesar pentru trasabilitate si evitarea duplicatelor.
• Data emiterii facturii de corectie: Data emiterii facturii de corectie
• Referinta la factura initiala: Factura de corectie include referinte clare la factura initiala, conform Codului Fiscal. Tehnic trebuie incluse numarul si data acesteia (BT-25 - „Referinta factura precedenta” si BT-26 - „Data de emitere a facturii anterioare”).
• Descrierea corectiilor: Informatii detaliate privind ajustarile de cantitate, preturi, valoare neta si valoare TVA.
• Valoarea totala corectata: Valoarea neta, cota de TVA aplicata si valoarea TVA, toate reflectand ajustarile efectuate.

Regulile de emitere a facturii de corectie (Codul tipului de factura 384)

Factura de corectie Cod 384 trebuie sa fie emisa in conformitate cu urmatoarele reguli:
• Emiterea pentru corectarea facturilor: Factura de corectie se emite doar in cazul in care exista erori dupa emiterea facturii initiale.
• Referinta obligatorie la factura initiala: Factura de corectie trebuie sa contina o referinta clara la factura initiala pentru a asigura trasabilitatea si pentru a evidentia modificarile efectuate.

Exemplu de utilizare a Codului tipului de factura (BT-3) 384 sau a variantelor posibile pentru corectie conform art. 330 alin. 1 lit b) din Codul Fiscal

Sa presupunem ca o companie din Romania, vinde un lot de laptopuri unui client. Dupa emiterea facturii initiale ce cuprinde doar valori pozitive, se constata ca pretul unitar al laptopurilor a fost calculat gresit.

Pentru a corecta astfel de erori, pot fi avute in vedere urmatoarele scenarii:
1. emite o noua factura cu cod 384, in care cuprinde atat valori din factura initiala cu semn negativ si, concomitent, valori corecte cu semnul pozitiv,
sau
2. emite o noua factura cu cod 381 (nota de credit – valori pozitive) si, concomitent, emite o noua factura cu cod 384 cu valori pozitive corecte
sau
3. emite o noua factura cu cod 380 (factura storno cu valori negative) si, concomitent, emite o noua factura cu cod 384 cu valori pozitive corecte
sau
4. emite o noua factura cu cod 380 (factura storno cu valori negative) si, concomitent, emite o noua factura cu cod 380 cu valori pozitive corecte
sau
5. emite o noua factura cu cod 381 (nota de credit – valori pozitive) si, concomitent, emite o noua factura cu cod 380 cu valori pozitive corecte
sau
6. emite o noua factura cu cod 380, in care cuprinde atat valori din factura initiala cu semn negativ si, concomitent, valori corecte cu semnul pozitiv.

Pentru a modifica sau completa detalii, descrieri sau elemente operationale, poate fi utilizat oricare dintre scenariile de mai sus privind tipurile de facturi.
In cazul in care sunt necesare corectii legate de identificatorul cumparatorului (codul de inregistrare fiscala - BT-47 si codul de inregistrare in scop de TVA - BT-48) NU se pot utiliza scenariile 1 si respectiv 6 anterior mentionate.

Este recomandat sa se includa urmatoarele informatii:

• Referinta la factura initiala: Se va mentiona numarul facturii initiale pentru a asigura trasabilitatea (BT-25 - „Referinta factura precedenta”). Sistemul permite introducerea mai multor referinte la factura/facturile initiale.
• Data facturii initiale: Se va specifica data emiterii facturii originale (BT-26 - „Data de emitere a facturii anterioare”).
• Descrierea corectiilor: Se va detalia corectia efectuata, respectiv modificarea pretului unitar.
• Valoarea corectata: Valoarea totala, ajustata conform pretului corect, inclusiv se va mentiona in mod distinct TVA-ul aferent, dupa caz.
Astfel, factura corectata va reflecta modificarea efectuata si va permite pastrarea unei piste fiabile de audit.

Codul tipului de factura 389: Autofactura (Self-billed Invoice)

• document utilizat pentru emiterea de facturi in numele si in contul furnizorului sau pentru emiterea unei autofacturi in cazul anumitor tipuri de operatiuni.

Autofactura (Codul 389) este utilizata in urmatoarele situatii:

• Emiterea de facturi in numele si in contul furnizorului: In cazul in care exista un acord intre furnizor si cumparator, cumparatorul poate emite facturi in numele furnizorului, pentru a simplifica procesul de facturare, insa este obligatorie inscrierea mentiunii "autofactura" (conform articolului 319
alin. (18) si alin. (20) lit. k) din Codul Fiscal. Tehnic, informatia este recomandat a fi inscrisa utilizand elementul „Comentariu in factura” (BT-22), in care, conform RO_CIUS, se trec orice mentiuni obligatoriu a fi inscrise in facturi potrivit legislatiei in vigoare, necuprinse in alta parte. Se vor specifica datele complete de identificare ale ambelor parti implicate in tranzactie.

ATENTIE!!! Nu este permisa utilizarea codului tipului facturii 389 pentru emiterea de facturi in numele si in contul furnizorului, in lipsa unui acord prealabil prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare. Acord prealabil inseamna un acord incheiat inainte de inceperea emiterii
de facturi de catre client in numele si in contul furnizorului/prestatorului, potrivit prevederilor art. 319 alin. (18) din Codul fiscal, coroborat cu pct. 96 (1) lit. a) din Normlele Metodologice.

• Autofacturare pentru livrari/prestari catre sine: Autofactura se emite atunci cand o companie se considera ca livreaza bunuri sau presteaza servicii catre sine, asa-numitele livrari si prestari asimilate, cum ar fi preluarea de bunuri/servicii sau folosirea de bunuri sau servicii de catre persoana impozabila
sau o alta persoana, fara a avea legatura cu activitatea economica a persoanei impozabile (conform articolului 319 alin. (8) din Codul Fiscal). Compania va fi mentionata atat ca furnizor, cat si ca cumparator, specificand datele complete de identificare ale acesteia. Nu se aplica obligatia de a mentiona “Autofactura”, la nivelul documentului transmis.

Structura si continutul autofacturii (Codul tipului de factura 389)

Conform Standardului European SR EN 16931-1, o autofactura trebuie sa contina, cel putin, urmatoarele elemente esentiale:
• Datele de identificare ale furnizorului si cumparatorului: Nume, adresa, codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala, dupa caz, si alte informatii relevante care sa permita identificarea corecta a partilor implicate.
• Numarul unic al autofacturii: Un identificator unic alocat de emitent pentru fiecare autofactura emisa, in conformitate cu art. 319 alin. (20) lit. a) din Codul fiscal, necesar pentru trasabilitate si evitarea duplicatelor.
• Data emiterii autofacturii: Data la care autofactura este emisa.
• Descrierea bunurilor sau serviciilor: Detalii privind bunurile sau serviciile autofacturate, incluzand cantitatea, unitatea de masura si pretul unitar.
• Valoarea totala: Valoarea neta, cota de TVA aplicata si valoarea TVA, daca este cazul.
• Mentiunea „Autofactura”: se aplica doar daca documentul trebuie sa includa mentiunea „Autofactura” pentru a clarifica tipul de document, in conformitate cu legislatia in vigoare.

Regulile de emitere a autofacturii (Codul tipului de factura 389)

• Emiterea in cazurile prevazute de lege: Autofactura trebuie sa fie emisa in situatiile prevazute de legislatia fiscala.
• Referinta la acordul de autofacturare: In situatia in care autofactura este emisa ca urmare a unui acord prealabil intre furnizor si cumparator, care specifica aceasta modalitate de facturare, tehnic, informatia este recomandat a fi inscrisa utilizand elementul „Comentariu in factura” (BT-22), in care,
conform RO_CIUS, se trec orice mentiuni obligatoriu a fi inscrise in facturi potrivit legislatiei in vigoare, necuprinse in alta parte.

Precizare tehnica de utilizare a elementului comentariu in factura (BT-22) - in cadrul unui comentariu pot fi inserate mai multe mentiuni. Fiecare mentiune este recomandat sa fie separata de o alta printr-un separator „#”.
• Termenul de emitere: Autofactura trebuie emisa cel tarziu pana la termenul limita stabilit de legislatia fiscala in vigoare.

Procedura tehnica specifica de transmitere a autofacturii emisa de client/beneficiar in numele si in contul furnizorului

Pentru transmiterea unei facturi emise de client/beneficiar in numele si in contul furnizorului/prestatorului, utilizand in mod direct functia disponibila in cadrul SPV pentru acest scop, trebuie bifata optiunea „autofactura = DA”, fapt ce face ca sistemul sa valideze dreptul de trimitere pe baza elementelor
de identificare de la cumparator.
In situatia transmiterii utilizand API, parametrul din request „autofactura” se completeaza doar in cazul in care se emite factura de catre beneficiar in numele si in contul furnizorului, singura valoare acceptata pentru acest parametru este DA (detalii se regasesc in documentele tehnice postate pe pagina de internet mfinante.ro)

Codul tipului de factura 751: Factura informativa in scopuri contabile (Invoice Information for Accounting Purposes)

• Factura informativa in scop contabile este emisa in conformitate cu art. 319 alin. (10) lit a-c) si pentru situatia prevazuta la art. 286 alin. (4) lit. e) din Legea 227/2015 privind Codul Fiscal, cu completarile si modificarile ulterioare, utilizand pentru sistemul national de facturare electronica RO eFactura Codul 751. Este un document utilizat in scopuri contabile pentru a reflecta livrarile pentru care exista obligatia de emitere a facturii la solicitarea beneficiarului, precum si pentru facturile de decontare a platilor efectuate in numele si in contul clientului.

Factura informativa (Codul tipului de factura 751) este utilizata pentru:

• Evidenta livrarilor bazate pe bonuri fiscale sau alte documente utilizate pentru situatiile in care emiterea facturii nu este obligatorie (ex. biletele de calatorie sau abonamentele de calatorie, accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri, expozitii,
servicii parcare, etc.): Documentarea tranzactiilor care au fost realizate si inregistrate prin astfel de documente si pentru care clientul solicita o factura.

• Facturile de decontare a platilor efectuate in numele si in contul clientului: In conformitate cu prevederile art. 10^3 din OUG 120/2021, pentru factura de decontare nu exista obligatie de transmitere in sistemul national de facturare electronica RO e-Factura ( in acest caz, baza de impozitare a TVA nu include aceasta operatiune si se va utiliza codul categoriei TVA = E, iar la elementul „Motivului scutirii” (BT-120) se va inscrie „art.286, alin.4 lit.e din Codul Fiscal).

Structura si continutul facturii informative (Codul tipului de factura 751)

Conform RO e-Factura, Standardului international de facturare electronica SR EN 16931-1 si legislatiei nationale, o factura informativa trebuie sa contina urmatoarele elemente esentiale:
• Datele de identificare ale furnizorului si cumparatorului: Nume, adresa, codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala, dupa caz, si alte informatii relevante care sa permita identificarea corecta a partilor implicate.
• Numarul unic al facturii informative: Un identificator unic alocat de emitent pentru fiecare factura informativa emisa, in conformitate cu art. 319 alin. (20) lit. a) din Codul fiscal, necesar pentru trasabilitate si pentru evitarea duplicatelor.
• Data emiterii facturii informative: Data la care factura informativa in scop contabil este emisa.
• Descrierea bunurilor sau serviciilor: Informatii detaliate despre bunurile livrate sau serviciile care au fost prestate, incluzand cantitatea, unitatea de masura si pretul unitar sau o referinta la bonul fiscal anterior emis.
• Totalurile documentului: Ofera informatii cu privire la valoarea totala neta a bunurilor sau serviciilor, valoarea totala a TVA (daca este cazul), valoarea totala a documentului (inclusiv TVA), valoarea totala incasata in baza bonului/bonurilor fiscale (suma platita).
• Mentiunii la nivelul „Facturii informative in scop contabil”: Documentul va include clar  mentiunea privind documentele ce au stat la baza livrarii anterioare (ex. „Factura incasata cu bon fiscal….” sau mentiuni privind emiterea documentului de decontare, pentru evidentierea sumelor achitate in
numele si pe seama clientului, in conformitate cu prevederile art. 286, alin. 4, lit. e) din Codul Fiscal.

Regulile de emitere a facturii informative (Codul tipului de factura 751)

Factura informativa Cod 751 trebuie sa fie emisa in conformitate cu urmatoarele reguli:
• Date complete despre tranzactie: Factura informativa trebuie sa contina toate informatiile relevante despre tranzactie, pentru a asigura o evidenta clara si completa.
• Termenul de emitere: Factura informativa incasata cu bon fiscal, pentru care exista obligatia de transmitere , la solicitarea beneficiarului, in sistemul national de facturare electronica RO e-Factura , se emite la data eliberarii bonului fiscal, conform prevederilor legale.

Exemplu de utilizare a Codului tipului de factura (BT-3) 751

Sa presupunem ca o companie din Romania, care detine un magazin de retail, realizeaza o vanzare de mici valori catre un client final si emite un bon fiscal pentru aceasta tranzactie. Clientul poate solicita o factura, iar vanzatorul este obligat sa emita o factura ce va fi marcata corespunzator cu codul 751.

Ghidul ANAF se poate consulta integral AICI >>